Rozwijająca się firma prędzej czy później stwierdza, że dotychczasowy sprzęt nie nadąża za liczbą dokumentów. Parametry i skróty w katalogach producentów niewiele wtedy podpowiadają, bo modele wyglądają podobnie, a różnią się szczegółami. Właściciele niewielkich zespołów zastanawiają się więc, jaka drukarka do małego biura zapewni wygodną pracę bez zbędnych wydatków. W dużych organizacjach liczą się natomiast inne kryteria, takie jak bezpieczeństwo, rozliczanie kosztów i jednolita obsługa wielu stanowisk. W tym artykule wyjaśniamy, na czym polegają te różnice. Zapraszamy do lektury.
Spis treści
- Różnice w potrzebach małego biura i korporacji
- Technologia laserowa i atramentowa w środowisku biurowym
- Wolumen wydruków i obciążenie miesięczne urządzenia
- Urządzenia wielofunkcyjne, druk dwustronny i skanowanie
- Zarządzanie flotą i bezpieczeństwo dokumentów w korporacji
- Koszt wydruku i całkowity koszt posiadania
- Wynajem i sprzęt używany jako sposób na oszczędność
Różnice w potrzebach małego biura i korporacji
Wybór sprzętu zaczyna się od oceny skali, w jakiej firma korzysta z dokumentów papierowych. Odpowiedź na pytanie, jaka drukarka do małego biura się sprawdzi, zależy przede wszystkim od liczby użytkowników i od charakteru dokumentów. Korporacja rozstrzyga tę kwestię inaczej, bo musi pogodzić potrzeby wielu działów i lokalizacji. Różnice w codziennym użytkowaniu najlepiej widać po zestawieniu poniższych kryteriów.
| Kryterium | Małe biuro | Korporacja |
| Liczba użytkowników | kilka do kilkunastu osób | setki osób w wielu działach |
| Miesięczny wolumen | niski lub średni | bardzo wysoki |
| Zarządzanie urządzeniami | proste, na miejscu | centralne i zdalne |
| Bezpieczeństwo dokumentów | podstawowe | autoryzacja kartą lub kodem PIN |
| Serwis | zgłoszenia doraźne | umowa SLA z gwarantowanym czasem reakcji |
| Rozliczanie kosztów | jedno wspólne konto | podział na działy i użytkowników |
W małej firmie zwykle wystarcza jedno urządzenie ustawione w centralnym miejscu, z którego korzysta cały zespół. Wybór ułatwia zestawienie parametrów kilku modeli w ofercie drukarek, obejmującej także urządzenia wielofunkcyjne ze skanerem i funkcją kopiowania.
Technologia laserowa i atramentowa w środowisku biurowym
Osoby urządzające firmowe stanowisko druku zastanawiają się, jaka drukarka laserowa będzie najlepsza, a odpowiedź zaczyna się od zrozumienia różnic między dwiema technologiami. W pierwszej na papier trafia płynny tusz, a w drugiej proszek barwiący jest utrwalany na kartce wysoką temperaturą. Przy niewielkiej liczbie stron oba rozwiązania wypadają podobnie, a różnice ujawniają się dopiero w codziennej eksploatacji. Tusz zasycha w dyszach głowicy, gdy urządzenie stoi nieużywane przez kilka dni. Prowadzi to do czyszczenia głowicy, zużycia zapasu i przestojów w pracy. Proszek nie ma tego problemu, dlatego drukarka laserowa lepiej znosi dłuższe przerwy w użytkowaniu. Wydajność jednego wkładu jest przy tym wielokrotnie wyższa, więc materiał wymienia się rzadziej. Dokumenty utrwalone termicznie są ponadto odporne na wilgoć i nie rozmywają się po zetknięciu z wodą, co ma znaczenie przy umowach i fakturach trafiających do archiwum. Przewagę zachowuje wyłącznie tusz, i to tylko przy kolorowych grafikach o fotograficznej jakości, bo w zwykłej korespondencji różnica jest trudna do zauważenia.
Wolumen wydruków i obciążenie miesięczne urządzenia
Liczba stron przechodzących przez urządzenie w ciągu miesiąca to najważniejsza wskazówka przy doborze sprzętu biurowego. Znajomość tej wartości pozwala ustalić, jaka drukarka do małego biura poradzi sobie z codziennym obciążeniem bez nadmiernego zużycia. Zbyt słaby model szybko ulega awariom, a zbyt mocny generuje niepotrzebne wydatki na zakup. Do oceny dopasowania służą zalecany wolumen miesięczny i maksymalny cykl pracy z karty katalogowej. Uzupełnia je prędkość druku w stronach na minutę, która decyduje o tym, jak długo trwa obsługa większych zleceń. Duże znaczenie ma także pojemność podajników papieru, bo wpływa na częstotliwość uzupełniania zapasu.
Urządzenia wielofunkcyjne, druk dwustronny i skanowanie
Coraz więcej biur łączy w jednym urządzeniu kilka funkcji. Kupujący sprawdzają zwykle, jaka drukarka laserowa ma wbudowany skaner oraz automatyczny druk dwustronny. Urządzenia wielofunkcyjne MFP zajmują mniej miejsca niż osobne sprzęty, dlatego dobrze sprawdzają się w ciasnych pomieszczeniach. Podajnik ADF umożliwia skanowanie i kopiowanie wielostronicowych dokumentów bez ręcznego podkładania kartek. Druk dwustronny zmniejsza zużycie papieru, co widać na koniec miesiąca. Skanowanie do wiadomości e-mail lub do folderu sieciowego przyspiesza natomiast obieg dokumentów.
Zarządzanie flotą i bezpieczeństwo dokumentów w korporacji
W dużych organizacjach kilkadziesiąt urządzeń musi działać jak jeden spójny system. W takich warunkach pojawia się pytanie, jaka drukarka laserowa obsłuży uwierzytelnianie użytkowników i raportowanie zużycia. Administrator potrzebuje wglądu w stan całej floty, a pracownicy prostego i bezpiecznego dostępu do dokumentów. Kontrolę nad rozproszonym parkiem urządzeń zapewniają następujące rozwiązania:
- uwierzytelnianie kartą lub kodem PIN sprawia, że dokument wychodzi dopiero wtedy, gdy jego właściciel stoi przy urządzeniu,
- monitoring poziomu tonerów przez protokół SNMP pozwala zamawiać materiały, zanim się skończą,
- rozliczanie według działów i użytkowników porządkuje budżety,
- centralna konfiguracja sterowników ułatwia wdrożenia na wielu stanowiskach jednocześnie,
- umowa SLA gwarantuje czas reakcji serwisu w razie awarii.
Koszt wydruku i całkowity koszt posiadania
Cena zakupu stanowi tylko część wydatków ponoszonych w całym okresie eksploatacji. Rachunek uwzględniający wszystkie składniki pozwala rozstrzygnąć, jaka drukarka do małego biura naprawdę się opłaca w dłuższej perspektywie. Znaczenie ma przede wszystkim koszt jednej strony, który wynika z wydajności tonera i z wyboru między oryginałami a zamiennikami. Do tego dochodzą przeglądy serwisowe oraz dostępność części zamiennych. Niewielkie, lecz systematyczne oszczędności dają druk dwustronny i tryb oszczędzania energii. Warto też uwzględnić przestoje, bo każda awaria wstrzymuje pracę zespołu.
Wynajem i sprzęt używany jako sposób na oszczędność
Zakup nowego urządzenia nie jest jedynym sposobem na uporządkowanie druku w firmie. Przedsiębiorcy rozważający inne modele finansowania zastanawiają się, jaka drukarka laserowa sprawdzi się w wynajmie lub jako sprzęt używany. Formuła stałych, miesięcznych rat, w której serwis obejmuje umowa, bywa opłacalna przy większej flocie, a właśnie taką możliwość daje wynajem drukarek. Dzięki temu firma nie ponosi jednorazowego wydatku, a wymiana uszkodzonego urządzenia jest objęta umową. Sprzęt używany, w tym poleasingowy, obniża natomiast próg wejścia i dobrze pasuje do niewielkiego wolumenu. Przy zakupie takiego modelu warto sprawdzić stan licznika wydrukowanych stron oraz historię serwisową.
Różnice między niewielkim zespołem a dużą organizacją zaczynają się od skali i wymagań dotyczących kontroli nad sprzętem. Dlatego odpowiedź na pytanie, jaka drukarka do małego biura będzie odpowiednia, wynika głównie z liczby osób i rodzaju dokumentów. W codziennej pracy przewagę zyskuje technologia laserowa, bo zapewnia szybkość, trwałość wydruków i rzadszą wymianę materiałów. Miesięczny wolumen i cykl pracy pokazują z kolei, czy dany model udźwignie obciążenie, a funkcje takie jak skan i druk dwustronny podnoszą wygodę korzystania. W korporacjach dochodzą do tego uwierzytelnianie, monitoring floty i umowy serwisowe, które porządkują pracę wielu stanowisk. Rachunek całkowitych kosztów pokazuje, jaka drukarka laserowa wypadnie najkorzystniej, a wynajem i sprzęt używany dają dodatkowe możliwości ograniczenia wydatków. Jeśli zastanawiasz się, czy lepiej sprawdzą się większe maszyny, czy kompaktowe modele, sprawdź nasze porównanie urządzeń serii Canon!
