Firmy z czasem przetwarzają coraz więcej dokumentów, a sprzęt kupiony na początku działalności przestaje nadążać za tempem pracy. Przy rozbudowie zespołu pojawia się pytanie, jaka drukarka do biura obsłuży wszystkie działy bez przestojów. Zbyt słaby model szybko wymaga serwisu i spowalnia pracę, natomiast zbyt rozbudowany generuje koszty, które nie przynoszą realnych korzyści. Trudność polega na tym, że kryteriów jest wiele, a różnice między urządzeniami rzadko widać w samych nazwach. Canon proponuje w tym obszarze dwie znane linie, i-SENSYS oraz imageRUNNER, a wybór między nimi zależy od codziennych zadań zespołu. W tym artykule zestawiamy obie serie pod kątem wolumenu, funkcji, bezpieczeństwa i kosztów. Zapraszamy do lektury.
Wielkość zespołu i miesięczny wolumen druku
Wielkość załogi i rodzaj codziennych zadań to pierwsze kryteria, które wyznaczają kierunek wyboru sprzętu. Odpowiedź na pytanie, jaka drukarka do biura sprawdzi się w danej firmie, zależy przede wszystkim od liczby pracowników i miesięcznego wolumenu stron. Modele i-SENSYS dobrze radzą sobie w zespołach obejmujących od kilku do kilkunastu osób, przy skali rzędu kilku tysięcy kartek. Maszyny imageRUNNER projektuje się natomiast z myślą o większych grupach, które przetwarzają kilkanaście tysięcy arkuszy i więcej. Parametr, który warto odszukać w karcie produktu, to zalecane miesięczne obciążenie, a obok niego cykl pracy, czyli największa wartość, jaką producent dopuszcza w danym okresie. Ta granica wyznacza moment, po którym urządzenie ulega przyspieszonemu zużyciu, dlatego nie należy jej traktować jako poziomu do codziennego wykorzystania. Konkretne modele Canon prezentuje katalog drukarek, w którym można je filtrować według formatu papieru, prędkości wydruku i dostępnych funkcji.
Przykładowe zastosowania w biurze
Praktyka pokazuje, że o wyborze serii rozstrzyga przede wszystkim rodzaj dokumentów, z którymi firma pracuje najczęściej. Menedżerowie odpowiedzialni za administrację często ustalają, jaką drukarkę do biura wybrać dla konkretnego działu lub całej firmy. Dobór serii najlepiej widać na przykładzie branż, w których dokumenty pełnią odmienną funkcję:
- biuro rachunkowe – imageRUNNER sprawdza się w okresach rozliczeń, gdy przez maszynę przechodzą tysiące stron, a skanowanie dwustronne w jednym przebiegu przyspiesza archiwizację,
- gabinet lekarski lub przychodnia – i-SENSYS w formacie A4 w zupełności wystarcza do skierowań i zaświadczeń, a kod PIN chroni dokumentację przed wglądem osób postronnych,
- agencja reklamowa lub studio graficzne – imageRUNNER z drukiem w kolorze i formatem A3 pozwala przygotować makiety oraz materiały prezentacyjne bez wizyty w punkcie poligraficznym,
- magazyn lub sklep internetowy – jednofunkcyjny i-SENSYS szybko drukuje dokumenty wysyłkowe i faktury, a skaner nie jest tam potrzebny,
- firma z kilkoma oddziałami – jednakowe maszyny imageRUNNER w każdej lokalizacji upraszczają serwis oraz zamawianie materiałów eksploatacyjnych.
Format A4 i A3 w biurze
Rozmiar arkusza wpływa zarówno na wygodę pracy, jak i na gabaryty samego sprzętu. To, jaką drukarkę do biura warto kupić pod kątem formatu, wynika z rodzaju dokumentów przetwarzanych na co dzień, od faktur po rysunki techniczne. Linia i-SENSYS obsługuje przede wszystkim papier A4, a nieliczne modele A3 stanowią wyjątek. Taki rozmiar wystarcza w wielu firmach, ponieważ umowy, korespondencja i raporty mieszczą się na standardowej stronie. Maszyny imageRUNNER pracują natomiast głównie z arkuszami A3, dzięki czemu można na nich kopiować i skanować zestawienia, rysunki oraz plany bez sklejania fragmentów. Większy sprzęt zajmuje jednak więcej miejsca i waży więcej, dlatego w niewielkich pomieszczeniach bywa poważnym ograniczeniem. Jeśli firma nie musi kopiować dużych dokumentów, wybór urządzenia w formacie A3 oznacza płacenie za możliwości, z których nikt nie skorzysta.
Drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne?
Rodzaj konfiguracji nie zależy od serii, ponieważ obie linie obejmują zarówno modele przeznaczone do jednego zadania, jak i maszyny łączące kilka funkcji. Osoby odpowiedzialne za wyposażenie firmy często ustalają, jaka drukarka laserowa do biura wystarczy, gdy skanowanie i kopiowanie zajmują niewielką część dnia pracy. W takiej sytuacji dobrze działa konstrukcja bez dodatkowych modułów, która rzadziej wymaga interwencji serwisu. Gdy krąży wiele papierowych umów, urządzenie wielofunkcyjne do biura i-SENSYS łączy w jednej obudowie kilka czynności, zastępując osobne urządzenia. Linia imageRUNNER traktuje natomiast skanowanie, kopiowanie i wysyłanie dokumentów jako podstawę pracy, dlatego rzadko występuje w prostszych odmianach. Jeżeli pliki powstają głównie w postaci elektronicznej, skromniejsza konfiguracja pozwala uniknąć zbędnych kosztów. Taki wariant reprezentuje czarno-biały model laserowy z serii i-SENSYS w formacie A4, który obsługuje wydruk dwustronny i zabezpiecza zlecenia kodem PIN.
Pojemność papieru i podajniki
Zapas kartek w maszynie decyduje o tym, jak często ktoś musi przerywać pracę. Przy dużej liczbie użytkowników szybko pojawia się pytanie, jaka drukarka do biura nie będzie wymagała ciągłego uzupełniania papieru. Modele i-SENSYS mają standardowo kilkaset arkuszy w kasecie oraz osobną tackę boczną na nietypowe nośniki. Maszyny imageRUNNER rozbudowuje się o dodatkowe szuflady i podajniki wysokiej pojemności, dzięki czemu łącznie mieści się w nich nawet kilka tysięcy sztuk. Taka rezerwa ma znaczenie przede wszystkim tam, gdzie wiele osób korzysta z jednego urządzenia w tym samym czasie, ponieważ każda przerwa zatrzymuje kilka stanowisk naraz. Ważna jest też obsługa kopert, etykiet i grubszych gramatur, które trzeba ustawiać osobno. W różnych szufladach tej linii można trzymać odmienne materiały jednocześnie, dlatego blankiety firmowe i zwykłe kartki nie wymagają ręcznej wymiany.
Bezpieczeństwo danych i kontrola dostępu
Sprzęt podłączony do sieci przechowuje i przesyła pliki, dlatego wymaga takiej samej uwagi jak każdy inny element infrastruktury. Działy IT często zastanawiają się, jaka drukarka laserowa do biura zapewni ochronę poufnych dokumentów i ograniczy dostęp osób postronnych. Modele i-SENSYS mają podstawowe zabezpieczenia, takie jak filtrowanie adresów IP, hasło administratora oraz w wybranych wersjach odblokowanie zlecenia kodem PIN. Maszyny imageRUNNER rozszerzają ten zakres o uwierzytelnianie użytkowników za pomocą kart zbliżeniowych lub loginów, szyfrowanie zawartości dysku i szczegółowe rejestry operacji. Dzięki temu korzystanie z zasobów zależy od uprawnień konkretnej osoby, a każda czynność trafia do dziennika zdarzeń. Znaczenie ma to szczególnie w firmach, które obsługują dane osobowe, umowy lub dokumentację księgową, ponieważ wyciek jednej kartki może mieć poważne skutki prawne.
Koszty eksploatacji
Zestawienie głównych kosztów eksploatacyjnych ułatwia ocenę, jaką drukarkę do biura wybrać przy różnych scenariuszach użytkowania:
| Kryterium | i-SENSYS | imageRUNNER |
| Cena zakupu | Niższa | Wyższa |
| Koszt strony przy niskim wolumenie | Konkurencyjny | Mniej opłacalny |
| Koszt strony przy wysokim wolumenie | Wyższy | Niższy |
| Żywotność tonera/bębna | Umiarkowana | Dłuższa |
| Zalecany model finansowania | Zakup na własność | Wynajem lub leasing |
Rzeczywisty koszt użytkowania warto zawsze przeliczyć na cały rok pracy urządzenia, a nie tylko na cenę widoczną przy zakupie.
Różnica między obiema liniami sprowadza się w praktyce do skali i sposobu pracy z dokumentami, a nie tylko do formatu papieru. i-SENSYS zapewnia niższy próg wejścia, mniejsze gabaryty i pełną wystarczalność tam, gdzie dominują dokumenty A4 i proste zadania. imageRUNNER opłaca się dopiero przy dużym wolumenie, gdy skanowanie, zabezpieczenia i wykańczanie dokumentów stają się codziennością, a niższy koszt pojedynczej strony rekompensuje wyższą inwestycję. Największe ryzyko kryje się w błędnym oszacowaniu obciążenia, które kończy się albo częstymi awariami, albo płaceniem za funkcje, z których nikt nie korzysta. Uczciwa ocena liczby użytkowników i rodzaju dokumentów pozwala ustalić, jaka drukarka laserowa do biura będzie właściwa na kilka lat pracy.
